Fionulla is de spin in het web van VDGroep Beveiliging. Ze bezoekt klanten om de contracten op te stellen, doet de planning en gaat ook zelf op pad als beveiliger. Het werkterrein van VDGroep beslaat vooral de provincies Noord-Holland en Utrecht. Het bedrijf is in 2 jaar tijd uitgegroeid naar 10 medewerkers.
Moet lekker werken op app
Toen het bedrijf nog uit enkele medewerkers bestond, gebruikte Fionulla voor haar planning een gratis online softwareprogramma om roosters te maken. Nu ze voor 10 medewerkers roosters moet maken, voldoet dat gratis programma niet meer. Daarom ging ze vorig jaar op zoek naar een uitgebreider softwaresysteem. Ze koos voor een systeem dat ze na vier maanden alweer op de stoep zette. ‘Het systeem werkte traag en was beperkt. Ik moest nog steeds veel handmatig invoeren. En – voor mij belangrijk – het programma werkte niet lekker op mijn telefoon. Als ik op locatie ben en geen computer tot mijn beschikking heb, wil ik via de app op mijn telefoon tussendoor een wijziging in een dienst van een van mijn medewerkers in kunnen voeren. Met dit systeem kon dat alleen op mijn laptop thuis. Dat werkt voor mij niet. Bovendien hadden ze een slechte klantenservice; ik kon ze niet bereiken, ze belden niet terug en beantwoordden mijn mails niet. Ik was er snel klaar mee.’
Koppeling planning, financiën en facturatie
Via een collega-beveiliger uit Spakenburg komt ze op het spoor van Secure-IT. Tijdens een demonstratie van de software legt ze uit wat voor haar belangrijk is. Ze wil dat planning, financiën en facturatie op een goede manier aan elkaar zijn gekoppeld. Fionulla: ‘Voorheen moest ik elke week alle diensten, uren, toeslagen en kilometers zelf optellen. Daar werd ik knettergek van. Nu merk ik hoeveel gemakkelijker dit kan. Secure-IT koppelt medewerkers, diensten, facturen en klanten en rekent automatisch alles voor je uit. Als een klant belt dat per abuis te veel uren zijn gerekend, pas ik dit aan en berekent Secure-IT het bedrag opnieuw voor dezelfde factuur. Ik hoef geen creditfactuur en nieuwe factuur te sturen. Het is een kwestie van even snel controleren en klaar is Kees, de administratie gaat automatisch naar de boekhouder. Dit geeft allemaal zoveel rust en ontspanning. Heerlijk.’
VDGroep Beveiliging
“Zo blij met het gemak dat Secure-IT me oplevert”
Mobiele surveillance
Belangrijk voor Fionulla is ook dat haar mobiele surveillanten goed met het systeem en de app kunnen werken. ‘We kunnen gemakkelijk klanten toevoegen en alarmopvolgingen in de rapportages opnemen. We kunnen fotootjes toevoegen en aangeven of een rapportage hoge of lage prioriteit heeft. Ik kan diensten naar een pdf exporteren en die via Whatsapp naar mijn medewerkers sturen. Ook houdt het systeem rekening met cao-afspraken. Je voert één keer alles goed in, zoals onregelmatigheidstoeslag, feestdagentoeslag, weekend- en avonddiensten, daarna gaat het vanzelf. Alle gegevens van medewerkers en klanten staan erin. Ik krijg meldingen van verjaardagen en verlofdagen en als een rijbewijs of paspoort verloopt. Ik mis niks. Ook dat geeft rust.’
Software aangepast
In overleg met Secure-IT heeft Fionulla een paar aanpassingen laten aanbrengen. Binnen het systeem kun je bij het opslaan van toegevoegde informatie kiezen voor ‘Concept’ of ‘Publiceren’. Als ze koos voor publiceren, konden haar medewerkers direct alles zien. Dus ook een roosterwijziging over een maand. Medewerkers reageerden dan vaak meteen, terwijl het rooster in de praktijk nog vaak veranderde. De software is nu zo aangepast dat haar medewerkers tien dagen vooruit hun diensten kunnen bekijken, tenzij het vaste diensten betreft die voor een langere periode vastliggen. Ook sprong na een update de tijdklok om middernacht niet meer op 00.00 uur, maar op 24.00 uur. Dat zorgde bij de medewerkers voor verwarring. Dit is in haar systeem weer teruggezet. Fionulla: ‘Gewoon super dat de medewerkers van Secure-IT zo met je meedenken.’
Tevreden over service
Fionulla is ook erg te spreken over de bereikbaarheid van Secure-IT. ‘Als ik een softwarematig probleem heb, kunnen ze me via Teamviewer vaak van afstand verder helpen. En als ik na 17:00 uur een appje stuur of er nog iemand aanwezig is, krijg ik vaak direct een medewerker aan de telefoon. Ik kreeg op een gegeven moment zelfs antwoord op een mail die ik om 22:00 uur verstuurde. Als beveiligingsbedrijf zijn we 24x7 in touw, het is fijn als een probleem snel opgelost wordt en ik dóór kan. Ik ben supertevreden over de service van Secure-IT, over de tijd die ik ermee bespaar, maar vooral over het gemak dat het me oplevert. Ik heb zoveel meer rust in mijn werk gekregen, daar ben ik zó blij mee. Écht top!’
