Beveiligingsbedrijven besteden veel werk aan elkaar uit. Sommige kleine bedrijven huren
bijna al hun personeel in. Ook grote beveiligingsbedrijven hebben de flexibele schil van
inhuur nodig om verzuim op te kunnen vangen of om op te kunnen schalen. Bij een groot
evenement als de Formule I van Zandvoort zijn bijvoorbeeld veel onderaannemers ingezet.
Hoe behoud je overzicht?
Veel beveiligingsbedrijven hebben elke periode – incidenteel en structureel – te maken met
beveiligers van buitenaf en uitbestede diensten. Dat levert veel facturen op van
onderaannemers en zzp’ers. Hoe behoud je overzicht? Hoe controleer je of alle facturen
kloppen? Of de facturen overeenstemmen met de tijd die is gewerkt en naar de eigen
klant is gefactureerd? Of de tarieven kloppen met wat is afgesproken?
SECURE-IT ZORGT VOOR RUST
Door Secure-IT te gebruiken weet je zeker dat wat jij inkoopt, ook naar de klant wordt gefactureerd
Vertrouwen goed, controle beter
Je kunt natuurlijk alle facturen in goed vertrouwen betalen, maar in je achterhoofd weet je:
dat kost geld. Er kunnen dubbele facturen tussen zitten, er kunnen meer uren in rekening
zijn gebracht dan afgesproken. Een vergissing is snel gemaakt, dit hoeft geen
kwaadwilligheid te zijn. Vertrouwen is goed, controle is beter. Dus toch maar controleren.
Dit kun je natuurlijk zelf doen, of op het bordje leggen van je planner of een administrateur.
Maar: dit kost mankracht. En dus tijd. En dus geld.
Inkoopfactuur uploaden
De oplossing is even simpel als effectief: Secure-IT. Secure-IT biedt je de mogelijkheid om de
inkoopfactuur van een onderaannemer of zzp’er als pdf te uploaden in het systeem. Het is
dan alleen nog een kwestie van enkele velden invullen, bijvoorbeeld van wie de factuur is,
voor welke periode de factuur geldt en om welk bedrag het gaat. Secure-IT vergelijkt direct
het aantal uren dat is gefactureerd met het aantal uren dat in de planning staat. Als meer
uren zijn gefactureerd dan voor deze periode staan gepland, krijg je een waarschuwing.
Controle tariefafspraken
Secure-IT controleert ook of het totaalbedrag op de ingediende factuur overeenkomt met de
tariefafspraken die je hebt gemaakt met de onderaannemer. Verder krijg je direct een
melding als je een tweede factuur koppelt aan dezelfde dienst. Per abuis twee facturen
betalen voor dezelfde dienst is hiermee van de baan.
Secure-IT helpt
Kortom, je bent geen tijd en geld meer kwijt aan het uitpluizen van ingediende facturen. Dat
doet Secure-IT voor je. En dit is dan nog een van de minder opvallende functies. Secure-IT is
ook hét systeem voor de grote administratieve onderwerpen binnen een beveiligingsbedrijf:
planning, rapportage, facturatie, loonadministratie.
Wil jij ook inkoopfacturen met een gerust hart betalen? Vraag dan een gratis online-demonstratie aan. We laten je graag zien hoe je op deze manier geen geld meer misloopt.
