Overzichtelijk plannen
Voor het maken van goede planningen binnen een korte(re) tijd hebben we een overzichtelijk planbord ontwikkeld samen met de beveiligingsbranche. Planners kunnen via een webomgeving plannen en de surveillanten hebben toegang tot de app van Secure-IT. Hierdoor is alle dienst informatie bij de surveillanten beschikbaar in een veilige omgeving. Via de app kan informatie gedeeld worden, kunnen er rapportages gemaakt worden met de optie om scanpunten bij klanten in te scannen, en nog veel meer.
Wat kun je met het planbord?
Naast de eerder genoemde zaken waar beveiligingsbedrijven tegenaan lopen, zijn we er nog een aantal tegengekomen. Ook hiervoor hebben we functies ontwikkeld die zowel binnen de app als via het planbord toegankelijk zijn.
Wie gaat de dienst uitvoeren?
De planner heeft een lastige taak. Een personeelsplanning binnen de beveiliging gaat namelijk verder dan het enkel inplannen van surveillanten. Het aantal uren moet in kaart gebracht worden, het moet duidelijk zijn wie beschikbaar is voor een dienst en er ontstaan ook nog eens (onverwachte) wijzigingen. Afbellen is dan ook een taak die ervoor kan zorgen dat je het overzicht compleet verliest. We hebben even een voorbeeld voor je uitgewerkt:
Door bovenstaand voorbeeld ontstaan er twee problemen:
Je bent lang bezig omdat je iedereen moet afbellen
Het is moeilijk om de ideale kandidaat op de dienst in te plannen, omdat je niet precies weet wie er beschikbaar is, of er verlofdagen zijn aangevraagd, welke certificaten vereist zijn voor het uitvoeren van de dienst, etcetera.
Dit lost Secure-IT op door de mogelijkheid te bieden om vanuit de planning diensten aan te bieden aan jouw werknemers. Zij ontvangen een pushbericht dat zij zich kunnen inschrijven voor een dienst. Zodra jouw werknemers dit hebben gedaan, kan de planner op zijn beurt zien wie er interesse heeft om de dienst te draaien. Gebaseerd op een aantal punten zoals: afstand tot de dienst (kilometervergoeding) en bruto uurtarief van de werknemer kan er dan een weloverwogen keuze gemaakt worden. De planner kiest de beste mogelijkheid en de werknemer wordt ingepland.
Rusttijden van surveillanten automatisch regelen
De beveiligingsbranche heeft een complexe CAO. Voor het maken van een planning kan dit best lastig zijn. Volgens de CAO moet een werknemers rust krijgen tijdens een dienst: "De werknemer heeft na een nachtdienst die eindigt vóór 02.00 uur recht op een onafgebroken rusttijd van ten minste 11 uur. De werknemer heeft na een nachtdienst die eindigt na 02.00 uur recht op een onafgebroken rusttijd van ten minste 14 uur. In afwijking van de arbeidstijdenwet is het niet toegestaan deze rusttijd in te korten’’.
Naast dat er met deze rustmomenten rekening gehouden moet worden, moet er ook met het volgende rekening gehouden worden: ‘’De werknemer die arbeid verricht in een reeks van aaneengesloten nachtdiensten heeft recht op een onafgebroken rusttijd van ten minste 48 uur. Een reeks is minimaal drie en maximaal 7 aaneengesloten nachtdiensten. Er mogen maximaal 7 aaneengesloten nachtdiensten ingeroosterd worden. Let op: Indien er na een nachtdienst twee vrije dagen zijn ingeroosterd, dan mag de werknemer na 48 uur worden ingezet. Gelet op de definitie van vrije dag, geldt deze vrije tijd echter maar voor 1 dag."
Normaliter houden beveiligingsbedrijven dit allemaal zelf bij. Met de software van Secure-IT wordt hier automatisch rekening mee gehouden en wordt er een waarschuwing verstuurd wanneer je iemand inplant die rusttijd nodig heeft.
Haal het maximale uit je planning
“Normaliter houden beveiligingsbedrijven dit allemaal zelf bij. Met de software van Secure-IT wordt hier automatisch rekening mee gehouden.”
De planning koppelen aan H&R
Bij Secure-IT zijn H&R en planning verwerkt in één systeem. Hierdoor kun je vanuit de planning direct zien of iemand wel of niet aan de minimale hoeveelheid uren komt in een periode. Op deze manier hoef je deze zaken niet meer zelf bij te houden en laat de planning je eenvoudig zien wie er nog uren moet maken in een periode en wie niet. Daarnaast komen zowel ziektes als verlofdagen terug in de planning. Hierdoor weet je of iemand wel of geen vrije dag heeft opgenomen. Je krijgt dan ook een waarschuwing als je diegene wilt inplannen.
Geen fouten meer in de planning
In het Secure-IT systeem is het mogelijk om te plannen in concept. Pas op het moment dat planner vindt dat de planning definitief is, kun je het publiceren en wordt het zichtbaar voor de werknemers. Ook is er de mogelijkheid om de werknemers via een pushbericht op de hoogte te stellen van veranderingen in het rooster. Hierdoor hoef je dat niet handmatig te doen.
Gratis demonstratie van de online tool
Wil jij ook tijd besparen en het plannen versimpelen of ben je benieuwd naar andere mogelijkheden? Je kunt een vrijblijvende demonstratie van de planning (of een andere tool) ontvangen. Vraag het hieronder aan en wij komen persoonlijk bij je langs.
