Van inefficiënt naar efficiënt
Beveiligingsbedrijven zijn veel tijd kwijt aan administratieve- en HR gerelateerde werkzaamheden. Daarom hebben we een softwarepakket ontwikkeld waar we continu onderzoeken welke verbeterpunten mogelijk zijn. Om daar concreet mee aan de slag te gaan, hebben we input nodig vanuit de beveiligingsbedrijven zelf. Waar lopen ze tegenaan? Welke werkzaamheden zijn arbeidsintensief?
Door het verzamelen van deze informatie, ontstaat er een duidelijk beeld van de werkzaamheden waar een efficiëntieslag gemaakt kan worden. Dit hebben we gebundeld in een softwarepakket waar we – samen met de klant – aan blijven bouwen om de efficiëntie telkens te verhogen.
Maken van de planning
Het is een van de belangrijkste taken van beveiligingsbedrijven: het maken van de planning. Echter is de planning ook complex en zijn er allerlei regels en wetten waar je tegenaan loopt. Daarnaast heb je te maken met diensten die verschuiven, uitlopen of werknemers die ziek zijn. Op dat soort momenten is het heel belangrijk dat je de planning eenvoudig kunt aanpassen en snel op zoek kunt naar een eventuele vervanger.
In ons softwarepakket vind je een overzichtelijk planbord waar je dit soort zaken makkelijk kunt aanpassen. Door middel van een pushmelding kun je werknemers op de hoogte stellen van eventuele veranderingen of een pushmelding sturen als er bijvoorbeeld een dienst vrijkomt.
Versturen van rapportages naar klanten
Na afloop van een dienst wordt er een rapportage naar de klant gestuurd. Mochten er bijzonderheden hebben plaatsgevonden, dan dienen deze vermeld te worden in deze rapportage. Hierbij is het van belang dat het zo uitgebreid mogelijk en in leesbare taal gedeeld wordt met de klant.
Echter merken we vanuit de branche dat het veel tijd kost en dat het handschrift vaak onleesbaar is. Daarom hebben we dit onderdeel opgenomen in het softwarepakket. Je kunt eenvoudig een rapportage maken die voor iedereen leesbaar is en vervolgens delen met je klant. Je kunt versturen van de rapportages automatiseren of handmatig uitvoeren als je dat wilt. Je kunt dit proces instellen op je eigen voorkeur.
EEN CONTINU PROCES
“Samen met onze klanten blijven we werken aan een efficiëntere werkwijze”
Creëren van overzicht
Een andere manier om een efficiëntieslag te maken als beveiligingsbedrijf, is het creëren van overzicht. Je hebt te maken met veel zaken die je moet regelen en waar je alert op moet zijn. Denk aan het bijhouden van aflopende contracten of passen.
Daarom vind je in het softwarepakket een dashboard die je zal triggeren om problemen te zien waarvan je het bestaan nog niet wist. Hierdoor zie je in een oogopslag of er aandachtspunten zijn waar je direct op kunt anticiperen.
Versturen van facturen
De administratie kost vaak veel meer tijd dan je wilt. Daarnaast kan het gebeuren dat je door de bomen het bos niet meer ziet en hierdoor vergeet een factuur te maken. Om dit te voorkomen en om te zorgen dat dit proces efficiënter verloopt, is de financiële administratie meegenomen in het softwarepakket.
In het softwarepakket kun je contracten, afspraken en betalingen registreren, zodat alle informatie op één plek toegankelijk is. Daarnaast kan het systeem aan de hand aan het aantal gewerkte uren uit de planning, automatisch facturen aanmaken en zelfs direct versturen naar je klanten. Zodat jij daar geen omkijken meer naar hebt. Uiteraard kun je ook een losse factuur aanmaken, mocht dat nodig zijn.
Automatisch versturen van meldingen
Mocht de planning aangepast worden, een nieuwe dienst beschikbaar zijn of als blijkt dat een werknemer zich vergeten aan te melden is, is het prettig dat er een mogelijkheid bestaat om meldingen te versturen. Er wordt automatisch een melding verstuurd als bijvoorbeeld de planning aangepast is, zodat iedereen op de hoogte is van zijn of haar nieuwe rooster. Normaliter zou je iedereen bellen of een WhatsApp bericht sturen, maar dat is tijdrovend. Daarnaast kun je ook een automatische melding instellen als iemand zich bijvoorbeeld 15 minuten na aanvang van een dienst nog niet aangemeld heeft. En zo zijn er nog tal van andere automatische meldingen die je kunt toevoegen aan een dienst.
Gratis demonstratie van de online tool
Wil jij ook een efficiëntieslag maken of ben je nieuwsgierig welke mogelijkheden het softwarepakket nog meer te bieden heeft? Plan hieronder een vrijblijvende demonstratie in en ontdek wat het kan opleveren voor jouw beveiligingsbedrijf.
