Stond er de afgelopen nacht een vreemde auto op het parkeerterrein? Gebeurde dat al eerder? Was het misschien dezelfde auto? Oeps, dat wordt zoeken in de stapel rapportages van het beveiligingsbedrijf. Aha, gevonden. Maar is het dezelfde auto? Het handschrift is onleesbaar. Zomaar een voorbeeld hoe inefficiënt een papieren rapportage kan zijn. Digitaal rapporteren is vandaag de dag een must voor elk beveiligingsbedrijf.
Nog steeds rapporteren veel beveiligingsbedrijven op papier. Dan laat de surveillant een rapportage op locatie achter. Zonder dat bijvoorbeeld een leidinggevende van het beveiligingsbedrijf dit heeft gecontroleerd. Die papieren stapelen zich op. Bovendien is niet elke surveillant een meester in de Nederlandse taal. Natuurlijk, over een spel- of stijlfoutje doen we niet moeilijk, maar professioneel is anders.
Dit kan anders. Met een digitale rapportage van Secure-IT ondervang je alle onhebbelijkheden van de papieren rapportage. Je bouwt een digitaal archief op dat geen kastruimte inneemt en waarin het eenvoudig zoeken is. Ook werken je medewerkers gestructureerder en voorkom je fouten en missers. Ten slotte kun je de rapportages in overleg met de klant op maat instellen.
Met digitaal rapporteren professionaliseer je de rapportage binnen je beveiligingsbedrijf. We lichten er zeven punten uit:
1
Je surveillant rapporteert via de app van Secure-IT, gewoon met zijn smartphone. Die app is gekoppeld aan het rooster en daarmee aan zijn dienst. Basisgegevens van de klant zijn al ingevoerd, een speciaal voor die klant gemaakte ‘checklist’ staat klaar en is eenvoudig in te vullen. De getypte tekst is voor iedereen leesbaar.
2
In Secure-IT kun je als beveiligingsbedrijf zelf een rapportage-template aanmaken. Dit kun je doen volgens je eigen standaardwerkmethode, je kunt het ook doen in overleg met de klant. De ene klant wil andere zaken gecontroleerd hebben dan de ander. De afspraak kan bijvoorbeeld zijn dat het parkeerterrein ’s avonds leeg moet zijn. In het template kan dan de vraag worden opgenomen of het parkeerterrein leeg is. Zo bouw je zelf een vraag- en antwoordrapportage op, zo ontstaat een rapportage op maat.
3
De templates kun je koppelen aan diensten en alarmmeldingen. Een surveillant voert bij een openingsronde andere taken uit dan bij een sluitingsronde. Zo kun je per dienst een template instellen die overeenkomt met het werk dat tijdens die dienst moet worden gedaan.
4
Secure-IT biedt de mogelijkheid een handtekening toe te voegen. Wanneer is dit handig? Bijvoorbeeld als je met de klant hebt afgesproken dat een contactpersoon op locatie na elke dienst een handtekening moet zetten. Deze handtekening kan dan op dat moment worden toegevoegd in de app.
GA DIGITAAL
Geen stapels papier meer, geen onleesbare teksten, rapportage-templates op maat en geaccordeerde rapportages automatisch versturen naar de klant. Uiteraard met je eigen briefpapier en logo. Wel zo professioneel.
5
Je kunt foto’s maken en deze vanuit de galerij op je smartphone eenvoudig toevoegen aan de rapportage. Bijvoorbeeld een foto van die vreemde auto op het parkeerterrein. Bewijsstukken toevoegen aan de rapportage was nog nooit zo eenvoudig.
6
Door de rapportage via de app toe te voegen, kan een leidinggevende binnen je organisatie de rapportage nakijken, aanpassen en accorderen voordat deze naar de klant wordt gestuurd. Ook kunnen geaccordeerde rapportages automatisch worden verstuurd naar een of meer contactpersonen van de klant. Uiteraard met je eigen briefpapier en logo. Wel zo professioneel.
7
Je kunt in de beheeromgeving in het archief via een zoekfunctie snel en eenvoudig precies die rapportage vinden die je zoekt. Bijvoorbeeld door te zoeken op klantnaam of datum van de dienst. De klant ontvangt de rapportages via de mail. Wel zo goed voor het milieu. En ook in de mail is de juiste rapportage snel gevonden.
Ben je door deze zevenklapper geïnteresseerd geraakt in het verder professionaliseren van de rapportages binnen je beveiligingsbedrijf? Vraag dan nu onze gratis online demo aan. Of neem contact met ons op voor meer informatie.
